Pourquoi connecter ERP et solution e-commerce ?

Qu’il s’agisse d’un premier site ou d’une refonte, l’une des problématiques centrales rencontrée par les sites e-commerce reste la connexion entre le site internet et les ERP/CRM/PIM de l’entreprise ; c’est-à-dire la mise en place et la synchronisation des différents ERP et progiciels de gestion de l’entreprise (PIM-Products Informations Manager, ERP – Progiciel de gestion…) avec le site marchand lui-même.

Très souvent la vente en ligne est un canal complémentaire des magasins physiques déjà existants. La gestion des commandes web s’ajoute à celles des autres points de vente. La liaison progiciel/solution e-commerce est alors essentielle si vous souhaitez avoir des stocks et des prix à jour sur votre site ou diffuser vos produits sur les places de marché comme Amazon.

D’autant que chaque activité, et donc chaque site, a ses spécificités. Les demandes et besoins ne seront pas les mêmes selon votre public (B2B, B2C), les cycles d’achat de vos produits, votre stratégie commerciale…

Identifier les besoins de l’entreprise en termes d’interconnectivité de ses progiciels est donc le premier pas qui vous permettra de définir les fonctionnalités attendues de votre réseau et des connecteurs à mettre en place (Quelle est la structure actuelle du réseau, quel sera le logiciel qui aura la priorité au sein de celui-ci, à quelle fréquence mettre les données à jour …).

Les besoins définis et la hiérarchisation entre ERP et progiciels effectuée, plusieurs questions sur la connexion entre ces progiciels et la solution e-commerce se posent. Chez Soledis, nous vous cherchons d’abord à connaître vos spécificités sectorielles ainsi que les fonctions clés de votre activité. Nous concevons votre liaison ERP en tenant compte de vos spécificités et besoins réels. Retrouvez nos connecteurs ERP sur notre site dédié SoConnector by Soledis.

Notre expérience en analyse métier, nous permet de connaitre et d’anticiper les problématiques les plus fréquentes. Nous avons sélectionné 5 grands thèmes qui reviennent le plus souvent suite à cette analyse.

La gestion des commandes

Un site e-commerce ne permet pas toujours de traiter les commandes en interne (volumes trop importants…). Elles sont très souvent gérées à part via un ERP, qui possède une plus grande capacité de traitement. Celui-ci permet de fluidifier considérablement le traitement de l’information, en synchronisant commandes, gestion des stocks et livraison, établissant également des passerelles avec la facturation et les paiements.

Ce processus peut être optimisé en reliant l’ERP directement au site marchand par le biais d’un connecteur. L’ERP devient ainsi une « brique » qui vient compléter la structure existante du site et augmente sa performance. Il peut également intégrer les commandes hors site, afin d’assurer une vision d’ensemble des volumes de commandes et de la gestion des stocks afférente.

Les modifications apportées à l’ERP sont ainsi répercutées bien plus rapidement sur le site et les lieux de diffusion des produits attenants, gardant ceux-ci à jour.

Les Clients

Il s’agit du cœur de votre entreprise. La synchronisation des données clients est au centre de l’expérience utilisateur ; une modification d’information doit pouvoir se répercuter en temps réel sur l’ensemble des services de l’entreprise.

Le suivi de la relation clientèle peut se faire sur différents supports. L’ERP permet une gestion assez complète des contacts, qui peut par la suite se synchroniser avec des progiciels dédiés pour assurer un suivi plus soutenu.

Ainsi un changement de nom ou d’adresse renseignée dans l’espace client doit pouvoir se synchroniser avec la gestion du CRM ou l’ERP pour mettre à jour la fiche du contact. De la même façon, une modification enregistrée dans la CRM ou dans l’ERP concernant une adresse de livraison (donnée au téléphone par exemple) doit pouvoir être mise à jour sur le compte du client du site marchand.

Le CRM devient une nouvelle « brique » qui vient compléter le site e-commerce. La synchronisation permet de garder les données clients à jour, sans bascule ou extractions à faire à partir du progiciel ou du site.

Produits et inventaires

Comment votre E-commerce gère-t-il son référentiel produits et ses stocks ?

Si vous disposez d’un ERP, celui-ci contient les informations brutes du produit. Selon la taille de votre catalogue et les évolutions du site, la mise en place d’un PIM permettra la gestion de fiches produits plus détaillées. Le PIM devient alors le centre de l’information produit.

Pour assurer le bon échange des données, l’interfaçage PIM/solution e-commerce est essentiel. Selon votre structure, vous pourrez également interconnecter le PIM avec l’ERP, mais il semble préférable de garder un référent prioritaire pour l’ensemble de vos logiciels.

La gestion de l’inventaire est un point sensible. Si vous ne possédez pas de stock produits dédié à la vente on-line, la synchronisation entre les stocks physiques et web est essentielle. L’ERP permet de centraliser l’ensemble de ces données (site et hors site) pour une meilleure vue d’ensemble des stocks, géré en temps réel. Si vous diffusez vos produits sur des places de marché comme Amazon, la mise à jour régulière (idéalement plusieurs fois par jour) est capitale pour ne pas se retrouver avec des commandes ne pouvant être honorées faute de stock physique.

Facture et paiement

Une composante essentielle est la maitrise des numéros de facture, qui doivent se suivre en fonction de l’arrivée des commandes. La mise en place d’une liaison ERP/solution e-commerce permet de centraliser la production de factures, qu’elles soient issues d’un magasin ou d’un site. Cette centralisation voit aussi l’harmonisation des factures entre elles.

La gestion du paiement dépend en grande partie du type de clientèle. Pour des achats en BtoC, sur des montants peu élevés, la gestion du paiement est assurée par les briques cartes bleues des sites e-commerce.

La situation se complique lorsqu’arrive la vente aux professionnels. Virements sous 60 jours et lettre de change imposent des paiements différés. L’ERP permet alors de suivre ces échanges mais surtout de gérer les clients ayant des « conditions de paiement habituel ». Connecté à votre site marchand, il garde ces informations à jour en les répercutant directement sur les comptes concernés.

Prix publics et prix privés

Selon le domaine d’activité, les prix peuvent connaître des évolutions et des variations d’un client à l’autre. Une solution est alors de proposer des prix publics en clair, accessibles depuis le front, et de proposer au client une fois connecté les prix lui correspondant.

Il existe plusieurs solutions pour mettre en place cette gestion des prix, qui s’avère complexe à cause des volumes à générer et à traiter lors des appels de base.

• Importer régulièrement les prix et laisser le site web répondre aux requêtes client. Si cette solution est performante en termes de requêtes, elle reste asynchrone puisque les prix ou la donnée client ne seront pas forcément à jour lors de la commande.
• Intégrer l’intelligence de l’ERP directement dans le site e-commerce permet au site de déterminer seul les prix. Outre le manque de contrôle sur ces prix, les risques d’erreur sont importants, le développement cher et la maintenance difficile à assurer.
• Interfacer l’ERP et la solution e-commerce reste le moyen le plus simple de fournir des prix publics et privés ; le site marchand vient interroger l’ERP pour les prix et ceux-ci sont donnés sans risque d’être obsolètes. Une grande attention doit être accordée à ce webservice, qui peut solliciter de façon intense le serveur.

Les ERP ont longtemps fait figure de point central dans la création de ce réseau, point autour desquels
gravitaient les autres fonctions du site. Cette  conception est cependant de plus en plus remise en question sur plusieurs aspects. L’ERP n’est plus « seul logiciel à bord » ; des outils complémentaires comme le PIM, le CRM… ont émergé et se sont spécialisés dans des domaines où ils sont souvent plus performants que l’ERP.

La notion de point central évolue également ; ce qui est au cœur du processus c’est l’activité e-commerce en elle-même, qui peut se concevoir comme un ensemble modulaire. Les logiciels qui permettent d’optimiser le traitement de l’information sont alors autant de « briques » qui peuvent s’ajouter sur ce modèle par le biais de connecteurs ERP.

L’interfaçage ERP/site e-commerce représente surtout un gain de temps considérable et libère des ressources qui pourront être employées sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Cette interconnexion vous permet également de consolider vos résultats en provenance du site et hors site (vente au téléphone, en magasin…) pour une vue globale de votre activité.

Vous souhaitez avoir plus d’informations ? N’hésitez pas à nous contacter, nous sommes à votre disposition pour vous conseiller sur votre projet !

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