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08 Nov 2021
e-procurement zoom sur la touche achat d'un clavier

E-procurement – Pourquoi et comment digitaliser son process achat ?

Le e-procurement, kesako ?

Le e-procurement, qui peut se traduire par « approvisionnement digitalisé », consiste à dématérialiser les 3 étapes du processus d’achat BtoB : choix dans un catalogue produit, commande, facturation.

Ces étapes sont en apparence les mêmes que des achats faits par un particulier sur un site BtoC de vente en ligne. Cela ne paraît donc pas si difficile à digitaliser. Et pourtant, encore en 2021, la majorité des services achats font leur choix dans un catalogue PDF, passent commande par téléphone et reçoivent une facture papier !
C’est qu’en réalité, ce processus d’achat recouvre de multiples petites étapes supplémentaires et des adaptations propres à chaque secteur voire à chaque entreprise :

  • Les prestataires ont des catalogues adaptés à chaque typologie de clients (distributeur ou revendeur, PME, grands comptes, artisan…)
  • Le choix des produits est plus complexe qu’en BtoC et ne se fait pas qu’en fonction du rapport qualité/prix. Les critères de sélection sont variés : caractéristiques techniques, quantité, disponibilité, service additionnel.
  • Les tarifs sont négociés en amont, parfois avec un contrat-cadre pluriannuel
  • Chaque entreprise a un workflow de validation de commande qui passe potentiellement par l’utilisateur final, le service achat, la direction, la comptabilité.
  • Les prix HT peuvent être impactés par des TVA multiples, des tarifs dégressifs, des frais de douane en cas d’import/export…

L’enjeu de l’e-procurement est donc de prendre en compte toutes ces réalités pour automatiser ce process de manière efficiente.

Les avantages d’une gestion digitale des achats BtoB

Une étude réalisée par Fed Supply & Leyton en 2020 révèle que 49 % des entreprises interrogées affirment ne pas utiliser de solutions d’e-procurement, alors que plus de deux tiers d’entre elles gèrent des volumes d’achats annuels supérieur à 10 millions d’euros.

Dans cette étude de Fed Supply & Leyton, les entreprises convaincues par l’e-procurement évoquent trois principaux bénéfices de l’e-procurement :

  • La connexion directe avec leurs fournisseurs (mise à jour automatique des données tarifaires, conditions commerciales…)
  • Le contrôle budgétaire
  • La digitalisation des processus, notamment concernant la création des commandes, la demande d’achats, etc.

L’impact financier de cette digitalisation est évident et cela devrait convaincre les entreprises de passer le cap : c’est une automatisation qui diminue les coûts d’une main d’œuvre à faible valeur ajoutée. L’APECA (l’association qui œuvre pour des achats publics plus performants) a calculé la différence de coût entre une transaction standard et une transaction 100% digitale : on passe de 95€ à 19€. En réduisant ces étapes manuelles de saisie (bon de commande, demande de validation…) on diminue également le taux d’erreur et on gagne en rapidité. Il n’y a plus de temps mort, plus de travail de relance, plus de gestion administrative.

Et enfin, les équipes peuvent se concentrer sur l’analyse des données accumulées dans ce système automatisé pour prendre les bonnes décisions dans le cadre d’une stratégie d’achats BtoB. La gestion du budget, l’identification des axes d’amélioration, la gestion des risques, l’optimisation des prévisions achats.

Pour cela, il est essentiel de pouvoir lire toute la data accumulée avec ces outils de digitalisation dans des tableaux de bord conçus sur mesure en fonction de vos besoins. C’est l’objet de l’offre NodalVision de Soledis.

Concrètement, comment dématérialiser son process d’achats BtoB ?

  1. Le punch-out

Le punch-out est la connexion entre le catalogue produit d’un fournisseur et le système d’achat d’un client/acheteur. Les produits qui apparaissent sur la plateforme de vente en ligne de l’acheteur sont sélectionnés depuis le catalogue fournisseur avec les prix négociés en amont par contrat. La commande faite sur ce catalogue sera directement envoyée au logiciel de e-procurement du client/acheteur.

     2. Les messages EDI

Second volet du e-procurement : la transformation des communications mail ou papier en messages EDI. Ce sont désormais les logiciels qui communiquent entre eux et qui déclenchent des actions de manière automatique. Bon de commande, demande de validation, facture n’ont plus aucune raison d’être des PDF ou des courriers papier. Les progrès en certification documentaire permettent de dématérialiser toutes ces étapes.

 

Le e-procurement est un des grands enjeux des années à venir et Soledis, en tant qu’expert du e-Commerce BtoB se veut apporteur de solutions souples et robustes sur le modèle open source de Prestashop plutôt que sur le modèle des ERP souvent critiqués pour leur lourdeur.